大阪府警察公印管理規程の解釈及び運用について

大阪府警察公印管理規程の解釈及び運用について
平成13年8月31日
例規(総)第154号

この度、大阪府警察公印管理規程(平成13年訓令第27号)が制定され、平成13年9月1日から施行されることとなったが、その解釈及び運用は、次のとおりであるので、誤りのないようにされたい。
1 公印取扱責任者(第6条)
第3項の規定により別に公印取扱責任者を指定する場合は、原則として次の者とすること。
(1) 執務時間外のとき。
ア 本部本庁舎に所在する所属にあっては、公印の備付所属に勤務する当直員のうち上位の階級にある者とする。
イ 本部本庁舎以外の庁舎に所在する所属にあっては、当直管理責任者とする。
(2) 公印取扱責任者に事故等があるとき。
公印取扱責任者と同等の職にある者又は公印取扱責任者(係長の場合を除く。)の直近下位の職にある者とする。
(3) 専用公印の用途に係る事務を担当する者が取り扱う方が事務処理上適当と認められるとき。
警察本部の所属(警察学校、方面本部及び組織犯罪対策本部を含む。)にあっては当該公印に係る事務を担当する所属長補佐(所属長補佐の配置がない場合にあっては係長)、警察署にあっては当該公印の用途に係る事務を担当する課長(会計課長の配置のない所属にあっては会計係長)とする。
2 使用(第9条)
(1) 公印取扱責任者は、第1項の規定により押印の請求があったときは、公印を押印すべき文書であること及び手続に不備がないことを提示された文書等により確認の上、決裁が終了した行政文書の所定の欄に押印又は署名をすること。
(2) 前記(1)の確認の際に、決裁が終了した行政文書が起案用紙(大阪府警察行政文書管理規程(平成13年訓令第23号)別記様式第6号)を用いていない場合にあっては、当該決裁が終了した行政文書の決裁欄に公印の使用承認の欄を設けさせ、同欄に押印又は署名をすること。
(3) 公印は、公印取扱責任者が押印すること。ただし、公印取扱責任者の面前であれば、公印の請求者に押印させても差し支えない。
3 職務代行の場合の公印使用(第10条)
職務代行を命ぜられた場合の記名及び押印は、次の例によること。
(1) 副本部長が本部長事務代理を命ぜられたとき。
(2) 副署長が署長事務代理を命ぜられたとき。
4 印影印刷等(第11条)
(1) 印影を印刷できる場合は、公印の押印を必要とする同一文書又は様式用紙を1回におおむね2,000部以上作成し、短期間に使用する場合とする。ただし、管理上問題が発生するおそれがある場合は、承認しないことがある。
(2) 印刷に使用した印影の原板は、総務部総務課で保管するので、印刷終了後速やかに提出すること。
(3) 事前に公印を押印できる文書は、次のとおりとする。
なお、アからウまでの文書については、承認の申請手続を要しない。
ア 拾得物件預り書
イ 遠隔地で行われる競技会等において授与する表彰状
ウ 出張捜査に係る捜査関係事項照会書
エ その他事前に押印しておかなければ事務処理ができないもの又は著しく事務処理に支障を来すもの
(4) 印影を印刷した用紙を使用して文書を施行する場合は、当該文書を施行するまでの間に決裁が終了した行政文書との照合確認を実施すること。
(5) 印影を印刷した用紙について印刷が不鮮明なもの等があったとき、又は当該用紙を使用して作成した文書について不備があったときは、復元できない方法により廃棄すること。
(6) 印影を印刷し、又は事前に押印した用紙は、公印取扱責任者がかぎのかかる保管庫等に保管するとともに、出納経過を明らかにしておくこと。
(7) 印影を印刷し若しくは事前に押印した公印に異動があったとき、又は印影を印刷し若しくは事前に押印した用紙を使用しなくなったときは、総務部総務課に連絡の上、復元できない方法により廃棄すること。
(8) 印影を印刷し、又は事前に押印した用紙の保管、出納及び廃棄については、他の訓令又は例規通達にその保管、出納及び廃棄のすべてについて特別の定めがあるときは、その定めるところによること。
5 電子印(第12条)
電子印を使用して文書を出力した場合は、記載内容に不備がないかを確認すること。この場合において、電子印を使用した文書について不備があったときは、復元できない方法により廃棄すること。
6 保管(第13条)
公印取扱責任者は、長時間にわたり公印の保管場所から離れる場合にあっては、別に指定された公印取扱責任者に公印を保管させること。
7 事故報告(第14条)
印影の原板、印影を印刷した用紙、公印を事前に押印した用紙及び公印の印影を記録した電磁的記録媒体に関して発生した事故についても、報告すること。
8 その他
国の機関として使用する公印(「歳入徴収官の印」等)は国の会計機関の使用する公印に関する規則(昭和39年大蔵省令第22号)、府の機関として使用する公印(出納員の印)は大阪府公印規程(昭和44年大阪府訓令第32号)の定めによるほか、この訓令に準じて取り扱うこと。