電子化による行政文書の保存に関する要領の制定について

電子化による行政文書の保存に関する要領の制定について
平成25年3月22日
例規(総)第21号
この度、別記のとおり電子化による行政文書の保存に関する要領を制定し、平成25年4月1日から実施することとしたので、適切に運用されたい。
なお、「マイクロフィルムによる文書の保存に関する要領の制定について」(平成12年9月22日例規(総)第57号)は、廃止する。
別記
電子化による行政文書の保存に関する要領
1 趣旨
この要領は、大阪府警察行政文書管理規程(平成13年訓令第23号。以下「規程」という。)第38条第4項の規定に基づき、行政文書を電子化して保存する場合における行政文書の電子化及び電子化保存文書(同項に規定する電子化保存文書をいう。以下同じ。)の保存、閲覧、廃棄等について必要な事項を定めるものとする。
2 行政文書の電子化
(1) 電子化の申請
規程第4条に規定する文書管理責任者(警察署の文書管理責任者を除く。以下単に「文書管理責任者」という。)は、規程第38条第1項に規定する承認を受けようとするときは、行政文書電子化申請書(別記様式第1号)により規程第3条に規定する総括文書管理責任者に申請するものとする。
(2) 電子化対象文書の提出
規程第38条第1項の承認を受けた文書管理責任者は、電子化する行政文書を総務部総務課長に提出するものとする。
(3) 電子化等
総務部総務課長は、前記(2)により提出を受けた行政文書を電子化し、専用の電磁的記録媒体(以下「電子化保存文書専用電磁的記録媒体」という。)に保存するとともに、電子化保存文書収録台帳(別記様式第2号)に必要事項を記載するものとする。
(4) 行政文書の返還
総務部総務課長は、前記(2)により提出を受けた行政文書について、電子化が終了したときは、速やかに、当該行政文書を提出した文書管理責任者に返還するものとする。
3 電子化保存文書の閲覧及び複写
所属長は、電子化保存文書を閲覧し、又は複写する必要があるときは、電子化保存文書閲覧・複写依頼票(別記様式第3号)を総務部総務課長に提出した上、閲覧し、又は複写するものとする。
4 廃棄
電子化保存文書の廃棄は、総務部総務課長が当該電子化保存文書を主管する所属の文書管理責任者と協議の上行うものとする。
5 電子化保存文書専用電磁的記録媒体の管理
(1) 保管
総務部総務課長は、電子化保存文書専用電磁的記録媒体をキャビネットに保管し、電子化保存文書専用電磁的記録媒体管理簿(別記様式第4号)により、その出納状況を明らかにしておくものとする。
(2) 貸出しの禁止
電子化保存文書専用電磁的記録媒体の貸出しは、行わないものとする。
6 経過措置
この例規通達実施の際現に「マイクロフィルムによる文書の保存に関する要領の制定について」(平成12年9月22日例規(総)第57号)の規定に基づき保存しているマイクロフィルム文書の閲覧及び複写、廃棄並びに管理については、前記3から5までの規定に準じて行うものとする。